ALCOHOLCONSUMPTIE - SERVEREN & SAMPLING
Het nuttigen van alcohol in de zalen tijdens op- en afbouw is niet toegestaan. Alcoholische dranken zijn gedurende deze tijden niet verkrijgbaar bij de horecagelegenheden in de zalen.
Verdere richtlijnen over het nemen van alcohol samples vindt u onder Sampling.
Als u van plan bent om Alcohol te schenken aan uw gasten op de stand, zie dan de informatie onder Catering – Standhoreca
BADGES & PASSEN
Zonder registratie krijgt niemand toegang tot de hallen, of het nu een exposant, aannemer of bezoeker betreft. Dit geldt voor alle toegangscontrolepunten op de locatie.
- Opbouw & Afbouw
Tijdens de op- en afbouwperiodes is RAI Amsterdam alleen toegankelijk met een geldige toegangsbadge. Dit geldt voor iedereen; exposanten, standbouwers en leveranciers. Dit beleid wordt uitgevoerd zodat de locatie precies weet wie er in de RAI aanwezig is en adequaat kan handelen in geval van calamiteiten.
Exposanten, standenbouwers en leveranciers kunnen een toegangsbadge verkrijgen door zich hier te registreren.
Na registratie ontvangt u per e-mail een QR-code om uw badge ter plaatse op te halen en af te drukken met behulp van de RAI Scan & Go-systemen (dichtstbijzijnde bevindt zich bij P9 laaddeur). Door de QR-code te scannen op het distributiepunt bij de P9 laaddeur, ontvangt u meteen uw toegangsbadge. Indien u ter plaatse een toegangsbadge moet bestellen, dan is dit ook mogelijk maar kunnen er wachttijden ontstaan, bezoek dan het Hospitality Crew Centre naast Hal 5. (Zie hier de plattegrond hier)
Voor vragen over op- en afbouw kunt u contact opnemen met RAI security op T: +31 (0)20 549 3006 of badgecentre@rai.nl..
- Openings periode
Exposantenbadges worden door de computer gegenereerd door ons registratiebedrijf LiveBuzz. U kunt zich hiervoor registreren via uw Exhibitor Hub-homepage. U ontvangt de badges per e-mail om ze uit te printen.
Op de badge staat zowel uw persoonlijke naam als de naam van het bedrijf. De badges zijn voor veiligheids- en identificatiedoeleinden en geven exposanten alleen toegang tijdens de openings periode. Voor toegang tijdens opbouw en afbouw dienen speciale toegangsbadges besteld te worden, zie hierboven voor meer details.
Vergeet niet om badges te bestellen voor tijdelijk personeel dat u in dienst heeft op uw stand.
- Voertuigpassen
Voertuigpassen worden NIET verstrekt door de organisatoren voor dit evenement.LET OP: Als je voertuig hoger is dan 2,7 meter, is het essentieel dat een tijdslot wordt geboekt via Voyage Control – het RAI Logistics Management System (RLMS) om toegang te krijgen tot het los- en laadgebied P5B – Boeken is mogelijk vanaf 8 uur 's ochtends op vrijdag 14 februari. Als je geregistreerd bent, kun je automatisch doorrijden.
Let op, het boeken is NIET VEREIST voor voertuigen kleiner dan 2,7 meter hoog, die naar P1/2/3 moeten gaan om te lossen/laden voor Hal 8. Zie ook Levering van Goederen.
BANK FACILITEITEN
Het dichtstbijzijnde geldautomaat om geld op te nemen is bij de Albert Heijn, tegenover de RAI.
BUSINESS CENTER
Het RAI Business Center bevindt zich in de Passage onder het Elicium (bereikbaar via Ingang D, neem de roltrap naar beneden).
Het RAI Business Center biedt exposanten een breed scala aan diensten zoals:
• Internetwerkruimten
• Computer- en kantoorapparatuur
• Pakketservice
• Printen, kopiëren, scannen, lamineren, inbinden en diverse andere producten en diensten
Het Business Center is geopend van maandag t/m vrijdag van 0900-14.00 uur en in het weekend, afhankelijk van het evenement. Buiten deze tijden kunt u telefonisch of per e-mail bestellen. De bestelde artikelen worden op uw verzoek bezorgd.
RAI Business Centre:
T: +31 (0) 20 549 1602
E: rai@fossamedia.nl
AFBOUW PROCEDURES
Afbouwtijden:
Woensdag 13 maart 1730 – 2200 uur
Donderdag 14 maart 0800 – 1600 uur
Voertuigen
- Grotere voertuigen boven 2.7 m hoogte dienen vooraf via Voyage Control – RAI Logistics Management System (RLMS) een tijdslot te reserveren om toegang te krijgen tot de los-/laadruimte P5a – dit portaal gaat live vanaf 14 februari. Dit systeem zorgt ervoor dat u uw beursmateriaal direct en zonder vertragingen naar de beursvloer kunt brengen. Zorg ervoor dat u uw voertuigpas heeft uitgeprint om het proces te versnellen.
- Voertuigen met een hoogte van minder dan 1,9 m moeten parkeren in P1/2/3 en laden vanuit Hal 8. Voertuigen lager dan 2,7 m maar hoger dan 1,9 m moeten parkeren in P4. Parkeren is gratis tijdens de afbouw; u dient de barcode van uw RAI-toegangspas te scannen bij vertrek om de parkeerplaats te verlaten.
- Vroege tijdsloten worden toegewezen aan voertuigen van minder dan 8 m lang tot 19:00 uur op woensdag 12 maart. Na dit tijdstip kunnen grotere voertuigen reserveren. Voertuigen van meer dan 8 m lang dienen te plannen om te laden op donderdag 13 maart, aangezien de ruimte op woensdag 12 maart beperkt kan zijn.
- Wanneer de laadtijd is verstreken, geldt een wegsleepbeleid op kosten van de bestuurders. Lees de verkeersregels in de bevestigingsmail van uw voertuigreservering zorgvuldig door.
Algemene informatie
- Alle personen die toegang hebben tot de hal tijdens de afbouw moeten beschikken over een geldige RAI-toegangspas.
- De beurs sluit om 17:00 uur op woensdag 12 maart en de hal blijft open tot 22:00 uur. Aannemers mogen pas de beursvloer betreden nadat alle bezoekers het gebouw hebben verlaten en het veilig is om met de afbouw te beginnen (ongeveer om 18:00 uur).
- Het is exposanten onder geen enkele omstandigheid toegestaan om goederen van hun stand te verwijderen of te beginnen met de afbouw voordat de beurs is gesloten.
- Het gebruik van trolleys in da hal is neit toegestaan totat alle bezoekers het gebouw hebben verlaten.
- Exposanten met een standaard stand moeten alle producten, graphics en meubels uiterlijk om 22:00 uur verwijderen om de demontage van de stands mogelijk te maken. Als het om welke reden dan ook niet mogelijk is om uw stand op tijd te ontruimen, neem dan contact op met de organisatoren om de mogelijkheid van opslag voor de nacht te bespreken
- Stroomvoorziening van stands wordt 30 minuten na sluiting van de beurs uitgeschakeld, tenzij uitdrukkelijk om verlenging wordt verzocht. Neem voor de afbouw contact op met exhibitorservices@rai.nl.
- De stroomvoorziening naar de stands wordt 15 minuten na sluiting van de beurs uitgeschakeld, tenzij een verlenging specifiek is aangevraagd. Neem zo snel mogelijk contact op met exhibitorservices@rai.nl
- Wij raden u aan uw stand of items niet onbeheerd achter te laten tijdens de afbouwperiode, aangezien dit een "hoogrisico" tijd is voor de beveiliging. Werk indien mogelijk in paren. Alle draagbare tentoonstellingsstukken, waardevolle items en graphics die later opnieuw gebruikt worden, moeten zo snel mogelijk uit de hal worden verwijderd
- Exposanten worden aangemoedigd om alle waardevolle spullen mee te nemen. Exposanten die tentoonstellingsstukken of waardevolle spullen tijdens de eerste nacht van de afbouw op hun stand achterlaten, wordt sterk aangeraden om een beveiliger in te schakelen om hun stand te bewaken totdat de tentoonstellingsstukken en waardevolle spullen uit de hal zijn verwijderd.
- Er is beveiliging aanwezig in de hal, maar exposanten en hun medewerkers worden geadviseerd om alle mogelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om hun tentoonstellingsstukken en andere waardevolle spullen te allen tijde tijdens de afbouw te beveiligen.
- Exposanten worden eraan herinnerd dat hoewel de organisatoren alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen om de veiligheid van de beurs te waarborgen, de organisatoren, de locatie of hun aannemers geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor verlies of schade die optreedt tijdens de afbouwperiode.
PARKEERPLAATSEN
De RAI beschikt over ruim 3.200 parkeerplaatsen binnen de parkeergarage. Met 20 plaatsen voor elektrisch opladen en 30 gehandicaptenparkeerplaatsen. Toegang tot de parkeerplaats is van 06:00 – 24:00 uur en uitrijden kan 24/7. De hoofdingang van de parkeergarages is P4 met een maximale hoogte van 1.9m. Voor P4 is de hoogtelimiet 2.7 m.
Het tarief is € 5,50* per uur met een maximum van € 33,00* per dag. Als u uw plaats van tevoren reserveert, kunt u uw dagkaart online kopen voor € 26,00*. *Let op: deze kosten zijn correct per oktober 2024 en kunnen in 2025 stijgen.
Trailers en voertuigen langer dan 6 meter zijn niet toegestaan op de parkeerplaats. Neem contact op met de verkeersbegeleiders bij P5, die u zullen doorverwijzen naar de juiste parkeergelegenheid. Vrachtwagen < 6 meter: €80,00 per dag, vrachtwagen > 6 meter: €160,00 per dag excl. btw. Let op: deze kosten zijn correct per oktober 2024 en kunnen in 2025 stijgen.
Let op: tijdens op- en afbouw is parkeren gratis, maar tijdens de open beursdagen geldt een toeslag. Klik hier voor meer informatie en om uw parkeerplaats vooraf te reserveren.
Na 23:00 uur is er geen vrachtverkeer toegestaan
CATERING PUNTEN
Op de laatste opbouwdag (maandag 11 maart) zijn onderstaande horecagelegenheden in bedrijf. Daarnaast is er op loopafstand van de hal in het gehele RAI-complex een ruim aanbod aan cafés en restaurants.
Tijdens de showdagen zijn de volgende horecagelegenheden open:
- La Place 0800 – 1700 uur (Hal 5)
- Daily Italy 0900 – 1700 uur (Hal 5)
CATERING – STANDHORECA
Het is exposanten niet toegestaan om vanaf hun stand eten of drinken te verkopen.
Indien u op uw stand horeca services aan wilt bieden, dient u het eten en drinken af te nemen bij de RAI Catering. Dit heeft ALLEEN betrekking op horeca en heeft geen invloed op het geven van samples van uw eigen producten - zie vereisten en voorwaarden onder Samples.
De RAI Catering kan exposanten diverse producten op bestelling leveren. Heeft u specifieke cateringwensen of wilt u standhoreca boeken, bestel dan online via de RAI Webshop. Voor vragen kunt u contact opnemen met de RAI via exhibitorservices@rai.nl of +31 20 549 19 28.
Indien een exposant naar het oordeel van de RAI de sample-omvang de regels overtreedt, of wanneer eten en drinken aan bezoekers wordt verstrekt die niet bij RAI Catering zijn gekocht, behoudt de RAI zich het recht voor om de exposant het kurkengeld of de concessievergoeding in rekening te brengen. Neem voor meer informatie contact op met exhibitorservices@rai.nl.
Indien een exposant zijn eigen cateraar of leveranciers wil inzetten voor horeca, dan dienen alle ingrediënten bij RAI Catering ingekocht te worden. Dit zijn ofwel Contract Buy-out-vergoedingen, Kurkengelden of Concessievergoedingen, waarvan de omvang zou worden bepaald door de omvang van de activiteit die plaatsvindt. Als een exposant bijvoorbeeld een eenpersoonskoffieautomaat wil binnenbrengen voor standgastvrijheid is dat prima, maar de ingrediënten moeten wel bij RAI Catering worden besteld. Indien een exposant een etens- of drankartikel nodig heeft dat de RAI Catering niet kan leveren, wordt er een vergoeding gevraagd voor het meebrengen van eigen voorraad. Voor een volledig overzicht van de cateringtarieven kunt u contact opnemen met de RAI via exhibitorservices@rai.nl of +31 20 549 19 28.
KINDEREN
Tijdens op- of afbouw wordt niemand onder de 16 jaar toegelaten in de beurshal. Er zijn geen uitzonderingen op deze regel.
REINIGING/ AFVALVERWIJDERING
Alle gangpaden en gemeenschappelijke ruimtes in de beurshal worden 's nachts schoongemaakt.
U en uw leveranciers zijn verantwoordelijk voor het verwijderen en afvoeren van uw eigen overtollig afval uit de beurshal. Afvalmaterialen (bijv. tapijt, tapijttape, bouwmaterialen, vloeren, meubels, voedselafval en pallets) MOGEN NIET ter plaatse worden achtergelaten. Klik hier voor ons afvalbeleid en advies, klik hier.
Alle afval, met uitzondering van kleine hoeveelheden algemeen zwerfvuil, geproduceerd door uw stand moet aan het einde van het evenement van de locatie worden verwijderd. Eventuele kosten voor het afvoeren van eventuele grote voorwerpen, zoals dozen met literatuur, tapijt en standbouwmaterialen, worden doorberekend aan u of uw aannemer.
Stand schoonmaak
Alleen exposanten van Shell Scheme hebben een basisschoonmaakservice inbegrepen in hun pakket, stands worden 's nachts geveegd of gestofzuigd. Indien exposanten van Space Only hun stands willen laten reinigen, kunt u dit bestellen via de RAI Webshop
Reiniging is exclusief het afvegen van planken, kasten, beursaterialen, stoelen en andere oppervlakken. Houd er rekening mee dat de schoonmakers GEEN vloeren dweilen. Voor speciale reinigingswensen, zoals het reinigen van ramen/glas of het schrobben van vinylvloeren, kunt u rechtstreeks contact opnemen met RAI Schoonmaakdiensten.
RAI Schoonmaakdiensten
T: +31 20 549 19 28
E: exhibitorservices@rai.nl
Het is belangrijk dat exposanten gedurende de gehele beursperiode hun eigen stands schoonmaken. Exposanten zijn verantwoordelijk voor hun eigen schoonmaakproducten en handontsmettingsmiddelen en moeten beschikken over de juiste veiligheidsinformatiebladen met ingevulde COSHH-beoordelingen voor de gebruikte producten.
Als je een afgesloten ruimte op de stand hebt - kantoor of keuken - die 's nachts schoongemaakt moet worden, laat dan een DUPLICATE sleutel achter in het Organisatorenkantoor die wordt bewaard voor de duur van de show.
GARDEROBE
De garderobe bevindt zich in Ingang C, beneden op niveau 0. Let op: de garderobe accepteert geen contant geld, alleen kaartbetalingen, contactloos en Apple Pay. Deze zal tijdens showdagen open zijn op de volgende tijden:
dinsdag 12 maart 08:00 – 18:30
woensdag 13 maart 08:00 – 17:30
De kosten voor de garderobe zijn jas/ jas € 2,00 en koffer/ tas € 4,00
GEDRAGSCODE
Zorg er tijdens de open periode voor dat uw stand de hele dag bemand is en dat uw beurspresentatie tijdens de openingstijden te zien is. Uit beleefdheid naar de lastminute bezoekers mag er geen afbouw van displays of beursmaterialen beginnen vóór 1730 uur op woensdag 12 maart.
LEVERING VAN GOEDEREN
Zorg ervoor dat er een vertegenwoordiger van uw bedrijf aanwezig is om de leveringen in ontvangst te nemen en te ondertekenen. De Organisatoren kunnen niet namens u tekenen voor goederen. Dit is met name relevant als u besluit een koerier te gebruiken om goederen te bezorgen, die ze vaak niet achterlaten tenzij ze een handtekening hebben.
Als er leveringen aankomen vóór de eerste beursdag zondag 10 maart om 0800 uur, worden ze geweigerd en kunnen ze niet op tijd voor de opening van de show opnieuw worden afgeleverd.
Indien u bezorgt tijdens de open dagen van de beurs, kan dit enkel tussen 0800 - 0900 uur voor de opening van de beurs. Handdragende artikelen kunnen op elk moment worden afgeleverd via parkeergarages P9 met lift naar hal 5.
Let op: de RAI Amsterdam kan geen verantwoordelijkheid nemen voor eventuele leveringen.
LEVERING VAN GOEDEREN – TOEGANG VOERTUIGEN
Grotere voertuigen boven de 2,7 meter hoogte die goederen leveren aan de RAI Amsterdam, of het nu aannemers of exposanten zijn, moeten een laad-/losmoment boeken Voyage Control - RAI Logistics Management System (RLMS) om toegang te krijgen tot het laad-/losgebied P5B.
De boekingen zijn vanaf vrijdag 16 februari om 08.00 uur live beschikbaar. Houd er rekening mee dat het BOEKEN NIET VERPLICHT is voor kleinere voertuigen < 2,7 meter hoogte, die moeten lossen/laden via P1/2/3 (<1,9 m) / P4 (<2,7 m) voor de Hall 8.
Voor boekings instructies klik hier.
Maak een account aan, voer uw stand- en voertuiggegevens in en kies uw tijdslot:
• Als u uw voertuig- of chauffeurgegevens niet weet, kunt u deze later toevoegen.
• Print uw voertuigpas en toon deze in het voertuig. Alternatief kunt u uw voertuigpas op een mobiel apparaat tonen en de verkeersbegeleiders zullen een pas uitschrijven die u moet tonen.
Alle voertuigen moeten na hun toegewezen tijd worden verplaatst. Dit systeem (Voyage Control - RLMS) geeft u NIET het recht om te parkeren. Zie Car Parking.
Na 23.00 uur is er geen vrachtverkeer toegestaan.
Klik hier voor het RAI Verkeersreglement
LEVERING VAN GOEDEREN – VRACHTVERVOER
Exposanten, met name (maar niet beperkt tot) degenen met goederen die uit het buitenland komen, wordt sterk aangeraden gebruik te maken van de diensten van ons officiële expeditiebedrijf (freight forwarding company), zie contactgegevens hieronder.
ILS biedt een deur-tot-deur service, waarbij uw beurspresentatie/standmateriaal overal ter wereld op locatie kan worden opgehaald voor directe levering aan uw stand. Zij zijn ook de enige aannemer die heftruckdiensten kan verlenen in de hal.
ILS kan, onder dekking van een speciale douaneborg, regelen dat tentoongestelde voorwerpen het land binnenkomen zonder heffing van invoerrechten.
Ian Hickman
ILS (International Lifting & Shipping)
T: +44 (0)247 633 7955
Click here for Logistics Live
Click here for ILS order form
Tijdens op- en afbouw bevindt zich een ILS-servicebalie achter de vehicle-door en is bemand van 0800-1800 uur.
Alle tentoongestelde voorwerpen en materialen moeten franco aan de exposant op de stand worden afgeleverd. De goederen dienen duidelijk gemarkeerd te zijn met uw bedrijfsnaam, standnummer en een contact/mobiel nummer in geval van problemen:
Attn: (your company name and stand number)
Independent Hotel Show
Hall 5
RAI Amsterdam
Europaplein 24
1078 GZ Amsterdam
The Netherlands
(contact/ mobile number)
DILAPIDATIES / SCHADE AAN HAL
Houd er rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor het herstellen van eventuele schade aan de hal zelf - door u, uw representatieven of leveranciers. Het is in uw eigen belang om u voor de opbouw van uw stand en na de ontruiming ervan te vergewissen van de staat van uw standplaats.
GEHANDICAPTEN TOEGANG
Personen met een officiële Europese gehandicaptenparkeerkaart (GPK) kunnen gebruik maken van deze speciale parkeerplaatsen, die zich vlakbij de uitgang van het gebouw bevinden. Mensen met een handicap betalen het normale RAI-parkeertarief. U kunt geen parkeerplaats reserveren voor mensen met een handicap. De RAI beschikt over meerdere van deze plekken. Mochten ze bezet zijn, dan helpt een parkeerwachter je om de best mogelijke plek te vinden
Bezoekers met een officiële 'gehandicaptenkaart' kunnen parkeren in P3 of P4, die het dichtst bij Hall 8 liggen en allemaal toegankelijk zijn voor personen met een beperking. Het tarief is € 5,50* per uur met een maximum van € 33,00* per dag. Als je je parkeerplek van tevoren boekt, kun je je dagticket online kopen voor € 26,00* (Auto's en kleine bestelwagens P1-P4).
*Houd er rekening mee dat deze kosten correct zijn vanaf oktober 2024 en onderhevig zijn aan verhogingen in 2025.
Voor vragen over parkeren kunt u contact opnemen met raiparking@rai.nl
RAI Amsterdam is toegankelijk voor mensen met een rolstoel. Er zijn liften en invalidentoiletten aanwezig. De gangpaden op de beursvloer zijn ruim en de ondergrond is vlak. Elke standhouder is ervoor verantwoordelijk dat al zijn diensten en producten in gelijke mate kunnen worden gedemonstreerd aan een gehandicapte als aan een valide persoon.
Rolstoelen zijn te leen. Reserveren is noodzakelijk en kan door een e-mail te sturen naar ReceptieRAID@rai.nl en de RAI te voorzien van de volgende gegevens:
• Naam, adres en plaats
• Datum en tijd van uw bezoek aan RAI Amsterdam
• Een geldig legitimatiebewijs is verplicht
Het lenen van een rolstoel is gratis, echter vraagt de RAI om een contante borg van € 50,00. De borg wordt teruggegeven bij het inleveren van de onbeschadigde rolstoel. Een geldig identiteitsbewijs is vereist bij het ophalen
DISCRIMINATIE
De betekenis van 'handicap' is 'een persoon die 'een fysieke of mentale beperking heeft die een 'aanzienlijk' en 'langdurig' negatief effect heeft op het vermogen om normale dagelijkse activiteiten uit te voeren.'
Discriminatie is wanneer een persoon met een handicap minder gunstig wordt behandeld dan anderen zouden worden behandeld en dat deze behandeling rechtstreeks verband houdt met hun handicap en niet kan worden gerechtvaardigd. Houd er rekening mee dat het onwettig is om een gehandicapte persoon te discrimineren door te weigeren of opzettelijk geen dienst te verlenen aan de gehandicapte persoon die wordt aangeboden of geleverd aan andere niet-gehandicapte personen. Dit heeft ook betrekking op de kwaliteit van de dienstverlening aan de gehandicapte of de wijze waarop deze wordt verleend.
Stands moeten zo zijn ontworpen dat ze gehandicapte bezoekers niet discrimineren; dit omvat onder meer de toegang tot displays, literatuur, hospitality-ruimtes en vergaderruimten.
Klik hier voor meer informatie en advies over discriminatie en de Wet gelijke behandeling.
EVENT ONDERSTEUNING TEAM (EST)
U krijgt onsite ondersteuning van een dedicated medewerker van het Montgomery Events-team voor wat betreft uw standruimte, deze zal zich op zondag 12 maart aan u bekend zal maken. De EST is er om u op alle mogelijke manieren te helpen. Als u hulp nodig heeft, kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met het Organisers Office via +31 (0) 6 38165858 (tijdens openingstijden van de hal).
FILMEN
Als u op uw stand filmt, dient u de organisatoren hiervan op de hoogte te brengen, aangezien er regels zijn die moeten worden nageleefd.
E.H.B.O
De dichtstbijzijnde EHBO-post bevindt zich in Hal , aan de rechterkant wanneer u de hal binnen loopt.
Voor niet-spoedeisende EHBO-hulp is de RAI Meldkamer bereikbaar via +31 20 549 1930 vanaf een externe lijn of mobiel apparaat. Indien nodig wordt een gekwalificeerde EHBO-er direct naar een ongevalsgebied gestuurd.
Medische noodgevallen
In geval van een medisch noodgeval belt u +31 20 549 1234 vanaf een externe lijn of mobiel apparaat, met de exacte locatie van het slachtoffer en details van de opgelopen verwondingen. Bel in geen geval rechtstreeks de ambulancediensten. Door RAI Amsterdam erbij te betrekken kunnen zij het ambulancepersoneel coördineren en door hun kennis van de hal correct en snel naar de plaats en plaats van het ongeval leiden.
VLOER BELASTING
De vloer van hal 8 heeft een maximale belasting van 300kg/m2.
GANGPADEN
Tijdens op- en afbouw van de beurs zullen noodroutes in gebruik zijn. Deze moeten te allen tijde volledig leeg blijven. Een gedetailleerd plan van welke gangpaden worden beïnvloed, zal worden getoond op het Site Locations Plan.
Tijdens de beurs periode mag in geen enkel geval een onderdeel van uw stand, meubilair of expositie materiaal etc. buiten de begrenzing van uw stand uitsteken. Exposanten mogen alleen werken binnen de grenzen van hun stand. Deuren of ramen mogen niet naar buiten openen op een gangpad.
De exposant mag geen gebruik maken van activiteiten die naar het oordeel van de organisatoren tot onverstandige opstoppingen in de gangpaden kunnen leiden.
FOOIEN
Het is noch personeel van RAI Amsterdam noch personeel van opdrachtnemers toegestaan fooien te aanvaarden voor verleende diensten of te verlenen diensten. Breng de organisatoren op de hoogte als personeel om fooien vraagt.
OPHANGEN VAN SIGNING/RIGGING
Reclamebanners zijn onder geen enkele omstandigheid TOEGESTAAN. Hangkabels mogen echter wel worden toegestaan voor lichtopstellingen of standbouw, maar alleen met schriftelijke toestemming de organisatoren Stuur voorgestelde plannen door voordat u zich verbindt tot kosten.
HOTEL/ REIZEN
RAI Hotel Services is aangesteld als ons accommodatiebureau om u te helpen bij het boeken van uw accommodatie. Ze bieden een gratis service en hebben uitgebreide kennis om zowel exposanten als bezoekers te helpen bij het vinden van de perfecte accommodatie. Wij raden u aan om eerder (zsm) te reserveren om teleurstelling te voorkomen.Voor beschikbaarheid, tarieven en online boeken klik hier. Voor grote boekingen kunt u contact opnemen met hotelservices@rai.nl voor assistentie.
VERZEKERING
Montgomery Group vereist dat alle exposanten een minimum verzekeringsdekking van £ 5 miljoen (of equivalent) hebben om aan de show te kunnen deelnemen.
Exposanten die momenteel niet over de vereiste dekking beschikken, kunnen bijvoorbeeld een verzekering bij Arachas afsluiten. Exposanten zonder dekking zijn niet verplicht om via Arachas de benodigde dekking aan te schaffen.
Als u een verzekering via Arachas wilt afsluiten, neem dan contact op met nicolenolan@arachas.ie of bel +35312135000 om een offerte aan te vragen.
Houd er rekening mee dat u als hoofdgecontracteerde standhouder verantwoordelijk bent voor verlies, schade, claims, enz. die voortkomen uit uw stand en de activiteiten van eventuele standdelers op de beurs.
Als er andere bedrijven zijn die uw stand delen, is het in uw belang om ervoor te zorgen dat ook zij voldoende verzekerd zijn.
LEADSCANNERS
Als exposant van een Montgomery Group-event ontvangt u een scannerapp waarmee u en uw team leadgegevens kunnen scannen, opslaan en exporteren.
Als u hier vragen over heeft of hulp bij nodig hebt, neem dan contact op met exhibitors@livebuzz.co.uk.
LICENTIES (MUSIEK)
Als u van plan bent om tijdens de beurs vooraf opgenomen achtergrondmuziek te spelen of live muziek op uw stand te hebben, bent u wettelijk verplicht om muzieklicenties te verkrijgen. U dient zich aan te melden bij Buma Stemra. Onder hoge geluidsniveaus verstaan wij meer dan 60 dBA, dit is de limiet die de organisatoren toestaan. Mochten naburige stands klagen, dan hebben de organisatoren het recht om de muziek/het geluid te stoppen, hoe hard het ook is.
VERLOREN EIGENDOMMEN
Gevonden voorwerpen moeten in eerste instantie worden gedeponeerd bij het bureau van de organisator. Deze wordt bewaard tot het einde van onze beursperiode (donderdag 16 maart 1600 uur). Na deze tijd zal de RAI ze op iLost plaatsen om te worden geclaimd en zullen items slechts tijdelijk ca. 6 maanden, daarna worden ze weggegooid.
Iedereen die verloren voorwerpen wil opsporen, kan contact opnemen met RAI Amsterdam Lost & Found op +31 (0)20 549 1212, of zoeken in de Lost & Found-portal - https://ilast.co/nl/org/rai-amsterdam
LAWAAI
Exposanten die videomateriaal vertonen, overmatig lawaai maken of audiovisueel gebruiken die aangrenzende exposanten storen, zullen worden gevraagd het geluid tot een acceptabel niveau te beperken (maximaal 60dB aan de rand van uw stand). Indien hieraan niet naar tevredenheid van de organisatoren wordt voldaan, zal hen worden verzocht dergelijke activiteiten te staken in het belang van de gehele beurs.
ORGANISERS OFFICE
Het Organisatiebureau bevindt zich in Hal 8, in de kamers F101-102. Dit bureau is elke dag tijdens de opbouw, open dagen en afbouwperiodes bemand van 08:00 tot 18:00 uur.
Telefoonnummer van het Organisatiebureau ter plaatse: +31 6 53288373 (onder voorbehoud).
Gelieve dit nummer niet te bellen vóór de huurperiode van de beurs - 08:00 uur op zondag 9 maart. Als u voor deze tijd operationele vragen heeft, neem dan contact op met Sophie Wood op +44 (0)20 3292 0555.
VERHOGENDE VLOEREN EN RAMPS
Het is verplicht voor alle exposanten om een ramp op te nemen wanneer ze een verhoogde vloer in hun stand integreren. Houd er rekening mee dat wanneer u een verhoogde vloer bestelt via de RAI Webshop, u ook contact moet opnemen met RAI Exhibitor Services om de opname van een ramp te regelen. Let op dat hier extra kosten aan verbonden zijn.
Het wordt aanbevolen om voor stands van 12 m² of kleiner geen ramp op te nemen, omdat deze te veel ruimte van de totale stand in beslag zal nemen en daardoor gevaarlijk kan worden, vooral als er een opslagruimte is inbegrepen – zie hieronder:
SAMPLING
Indien u van plan bent bezoekers de mogelijkheid te bieden om uw producten te proeven, vul dan het verplichte formulier voor gezondheids- en veiligheidsverklaring en risicobeoordeling in met vermelding van 'ja' voor sampling en/of 'ja' bij sampling van alcohol (indien van toepassing). Op dit formulier wordt u gevraagd welk voedsel/drankje u wilt laten proeven. Geef deze informatie op zodat wij u specifieke informatie en voorschriften kunnen sturen met betrekking tot uw samplingactiviteit.
RAI Catering heeft de volgende dispensatie gemaakt voor het verstrekken van samples van exposantenproducten. Exposanten mogen proefstalen van hun producten weggeven onder de volgende voorwaarden, niet groter dan:
- Fris & warme dranken 50ml/ (5cl)
- Alcoholische dranken
- Gedistilleerd 20ml (2cl)
- Wijn/Champagne of soortgelijk 50ml (5cl)
- Bier/Cider of soortgelijk 75ml (7,5cl) - Onverpakte hapjes "hapklare" porties
- Verpakte hapjes “hapklare” porties
Daarnaast gelden de volgende voorwaarden:
- Koken is niet toegestaan op de show
- Alle samples moeten zich in de stand bevinden.
- U moet ervoor zorgen dat uw standpersoneel voldoet aan de voedselveiligheidseisen en de algemene levensmiddelenwetgeving van de EU die van toepassing is op het hanteren en sampling van voedsel/drankproducten.
- Allergenenvereiste - allergeneninformatie die specifiek is voor het voedsel/drankje dat wordt gesampled, moet op verzoek beschikbaar zijn op de stand.
- Klik hier voor een Allergenen informaties template
- Klik hier voor informatie over allergenen
- Klik hier voor de officiële website van de Europese Commissie over allergenen richtlijnen voor levensmiddelenbedrijven
Informatie over alcoholsampling
U kunt alleen samples alcohol aanbieden die van uw eigen product of van een standdeler afkomstig zijn. In overeenstemming met de huidige wetgeving moet het schenken van alcohol als sampling voldoen aan de beperkte afmetingen en maximale hoeveelheden per persoon zoals vermeld op het Alcohol Sampling formulier.
Alle standhouders die alcohol schenken/laten proeven dienen de Organisatoren hiervan op de hoogte te stellen door op het verplichte formulier Gezondheids- en Veiligheidsverklaring ‘Ja’ aan te duiden bij Samplingname Alcohol. Let op de beperkingen en voorwaarden op het formulier die strikt moeten worden nageleefd.
Kijk voor meer informatie op https://business.gov.nl/regulation/serving-alcohol-under-licencing-and-catering-act/ of neem bij vragen contact op met RAI Exhibitor Services via exhibitorservices@rai.nl.
SECURITY
De beveiliging begint op zondag 10 maart om 08.00 uur.
Beurshallen zijn kwetsbare plekken, vooral tijdens de op- en afbouwperiodes. Denk daarom goed na over hoe u het beste voor uw producten en bezittingen kunt zorgen terwijl u onsite bent.
Exposanten die extra security op hun stand nodig hebben, kunnen dit online boeken via de RAI Webshop of contact opnemen met RAI Amsterdam Security via exhibitorservices@rai.nl.
Beveiligingsadvies voor exposanten
- Laat geen contant geld, handtassen, mobiele telefoons, waardevolle spullen ed achter in open lades, kasten of op beurs materialen op de stand. Laat portefeuilles of portemonnees niet onbeheerd achter in jassen of jassen.
- Vraag niet de buren om voor de stand te zorgen, omdat ze het misschien te druk krijgen met hun eigen stand.
- Exposanten dienen voor de officiële openingstijd aanwezig te zijn en 's avonds hun beursstand niet te verlaten voordat alle bezoekers de beurs hebben verlaten.
- Controleer alle afsluitbare bureaus en kasten voordat u de stand verlaat.
- Laat de stand nooit onbeheerd achter.
- Iedere exposant met kleine kostbaarheden die hij op de stand wil achterlaten, dient voor zichzelf te zorgen voor een afsluitbare kast of een andere veilige opslagruimte.
- Berg op de afbouwavond geen goederen op in gehuurde kasten. Donderdagavond komt de meubelleverancier deze spullen ophalen.
- Houd er rekening mee dat op- en afbouwdagen risicovolle perioden zijn. Zorg ervoor dat de stand altijd bemand is. Laat de standaard niet onbeheerd achter om uw voertuig op te halen.
- Meld verdachte zaken onmiddellijk bij de Organisers Office onsite.
- Aarzel niet om contact op te nemen met de organisatoren over veiligheidsproblemen of vragen.
- Als je merkt dat er iets ontbreekt, licht dan onmiddellijk het Organisers Office en de afdeling Beveiliging in, met alle relevante informatie.
BIJZONDERE DEELNAME OF ACTIVITEITEN
Let op: elk bedrijf dat van plan is om het volgende tentoon te stellen: een door motor aangedreven voertuig, ballonnen, waterornamenten of activiteiten op de stand die niet eerder in deze handleiding zijn behandeld, moet de organisatoren hiervan schriftelijk op de hoogte stellen aangezien speciale regels en voorschriften en licentieregelingen van toepassing kunnen zijn.
Ballonnen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt als onderdeel van de standdisplay. De bovenkant van de opgeblazen ballon mag echter niet hoger zijn dan de limiet voor de bouwhoogte van de standaard, zie de informatie onder Hoogtebeperkingen. Het mag in geen geval in het dak terechtkomen. Exposanten zijn aansprakelijk voor eventuele kosten die worden gemaakt bij het ophalen van, of schade veroorzaakt door, losse ballonnen. Toestemming moet worden verleend door de organisatoren.
STAND DELERS/ CO-EXHIBITORS
Het is essentieel dat we weten of en hoeveel bedrijven een stand delen. De standhouder is verantwoordelijk voor het inlichten van de Organisatoren van ieder bedrijf dat zijn stand deelt. Neem contact op met uw accountmanager of een ander lid van ons commerciële team - zie Teamcontacten en wat we doen.
Als delers niet bij ons zijn geregistreerd, verschijnen ze niet op de website OF worden ze niet vermeld op de Show Map.
OPSLAG (VERPAKKINGEN)
Indien u verpakkingen tijdens de beurs wilt opslaan, neem dan contact op met onze expediteur (freight forwaded) – International Lifting & Shipping (ILS)
Exposanten mogen in geen enkel geval producten of lege verpakkingsdozen achter hun stand opslaan, aangezien dit brandgevaar oplevert. Gevaarlijke items kunnen zonder waarschuwing worden verwijderd en vernietigd. Alle productopslag, voor de duur van de beurs, moet binnen de standruimte zijn. Als alternatief kunnen exposanten hun stand elke ochtend tussen 0800 - 0900 uur aanvullen.
We kunnen tijdens de beursopening geen toegankelijke beveiligde productopslag aanbieden.
SUSTAINABILITY
Iedereen heeft het over ‘Going Green’ en duurzaam ondernemen, maar wat doen mensen er eigenlijk aan? Het 'Groen'maken is gemakkelijker dan je denkt en het enige wat je hoeft te doen is beginnen met nadenken en dan de 3 R's oefenen:
REDUCE RE-USE RECYCLE
REDUCE gaat over het verminderen van de hoeveelheid productie- en afvalmaterialen die betrokken zijn bij uw standbouw en displays om afval te verminderen/elimineren. Als je het niet kunt REDUCEN, kan het dan RE-USED worden als je klaar bent? Of als laatste optie worden RECYCLED?
Klik hier voor best practice-adviezen om duurzamer te exposeren.
Klik hier voor onze Duurzaamheids- & Afvalbeleid policy en advies.
TOOK KIT/ HYGIENE BOX
Exposanten wordt aangeraden om ter plaatse een 'exhibition’-toolkit mee te nemen. We raden aan: klittenband, dubbelzijdig plakband, een schaar, flexibel draad, touw enz., die u allemaal kunnen helpen bij het aankleden van uw stand. Voeg ook briefpapier zoals gekleurde pennen, schrijfblok, paperclips en nietmachine enz. toe voor gebruik tijdens de beurs. Vergeet niet om vuilniszakken en/of poetsdoeken mee te nemen om de stand netjes te houden. U kunt ook denken aan hygiënische artikelen zoals antibacteriële spray/doekjes, wegwerphandschoenen etc., zeker als u op de stand samples uitdeelt.
LET OP: Trolleys zijn NIET beschikbaar om ter plaatse te huren, dus we raden aan om deze zelf mee te nemen.
REIZEN NAAR RAI AMSTERDAM
Bus
Bus 62 brengt u van het Amstelstation naar het Europaplein, dat op 5 minuten lopen van RAI Amsterdam ligt.
Metro / Trams
Metro 52 brengt je in 8 minuten van Amsterdam Centraal naar de RAI (via station Europaplein). Het Europaplein ligt direct voor het RAI-complex. U kunt ook tram 4 nemen en uitstappen op het Europaplein. Volg bij het verlaten van het station de borden RAI.
Metro 51 brengt je in 7 minuten van Amstel Station naar station Amsterdam RAI. Volg bij het verlaten van het station de borden Amstelpark/RAI.
Metro 50 bedient de route tussen Amsterdam Sloterdijk en Gein, en stopt ook op station Amsterdam RAI.
Klik hier om uw route te plannen.
Trein
Het NS-station Amsterdam RAI ligt op slechts 3 minuten lopen van het complex.
Vliegveld
Amsterdam Airport Schiphol ligt op slechts 15 minuten van RAI Amsterdam, of u nu met de auto, trein, taxi of bus reist. De website van Schniphol Airport biedt informatie, waaronder actuele vluchtinformatie, aansluitende vervoersfaciliteiten naar RAI Amsterdam en zakelijke voorzieningen.
Taxi's
Elk taxibedrijf kan u naar RAI Amsterdam brengen en zet u zo dicht mogelijk bij de ingang van het event af. Om logistieke redenen laat de RAI alleen TCA-taxi's op het terrein toe om bezoekers op te halen. Bij sommige events staan de TCA taxi's al te wachten bij de ingang van het event. Als er geen taxi's wachten, kan de RAI-receptie in Ingang D er een voor u bellen..
VOERTUIGEN INGANG
Grotere voertuigen met een hoogte van meer dan 1.9 m (vrachtwagens, bussen en sommige bestelwagens) P 9 parkeerplaats. Zie de informatie onder Levering van goederen - Toegang voor voertuigen voor meer informatie over waar je moet laden en lossen, afhankelijk van de grootte van je voertuig. Er zijn twee laaddeuren naar hal 5. De afmetingen zijn als volgt:
Cargodeur 5: voertuigen 28 - 6.9m H x 5.8m B
Cargodeur 5. voertuigen 32 - 7.25m H x 5.8m B
Werk nauw samen met de verkeersregelaars, die er zijn om u te helpen.
Voetgangerstoegang, voor hand- en trolley/koffer leveringen, kan ook via P2 naar Hal 5.
Klik hier om hieronder een kopie van de plattegrond van RAI Amsterdam te downloaden.
Venue Adres
Independent Hotel Show 2024
RAI Amsterdam
Hall 8
Europaplein
1078 GZ
Amsterdam
The Netherlands
AFVAL
Zorg ervoor dat u al het afval bij het verlaten van de beurs deponeert. Afval dat op de stands achterblijft, wordt gefotografeerd en de exposant betaalt de kosten voor het afvoeren ervan na de show. Klik hier voor ons afvalbeleid en advies.
Voor een afval- verwijderings offerte kunt u contact opnemen met RAI Cleaning Services via exhibitorservices@rai.nl of +31 20 549 1928.
WATER CONNECTION
Als u een Shell Scheme-exposant bent met een Eco Booth-stand en een wateraansluiting nodig heeft, houd er dan rekening mee dat als de waterput/aansluiting zich niet in uw stand bevindt maar van achter de wand moet worden aangevoerd, er kosten in rekening worden gebracht voor het maken van een aansluiting door de wand. De kosten voor het creëren van een wateraansluiting in de standwand bedragen € 210. Neem contact op met RAI Exhibitor Services via +31 20 549 1928 om dit te regelen.
WIFI
*Nieuw in 2024: we bieden alle exposanten gratis WiFi aan. De verbindingsdetails zullen binnenkort worden verstrekt. Houd er rekening mee dat bezoekers geen toegang hebben.
Heeft u vragen? Neem dan contact op met @Exhibitor Services RAI Amsterdam voor meer informatie
Exposanten kunnen ook een beveiligd netwerk op hun stand aanschaffen, waarbij RAI Exhibitor Services een bekabelde internetverbinding aanbiedt die via de RAI Webshop te bestellen is.
.png){kind=logo}
